Пресс-релизы

«1С-Рарус» автоматизировал учет документов в «Кюне+Нагель»

Филиал компании «1С-Рарус» в Санкт-Петербурге автоматизировал учет документов на логистическом предприятии «Кюне+Нагель». В новой системе «1С:Документооборот КОРП, ред. 2.0» организована работа с 13 000 документов, в том числе через удаленный доступ, автоматизировано 225 рабочих мест. 
Скорость доступа к документам увеличилась с нескольких минут до нескольких секунд. Договоры четко структурированы. Скорость работы с данными при общении с клиентами увеличилась, стали быстрее решаться вопросы, готовиться предложения, оформляться сделки. Теперь сервис «Кюне+Нагель» стал еще комфортней для клиентов.
 
Увеличение числа и расширение географии офисов и сотрудников, вовлеченных в работу с договорами, потребовало пересмотра существовавшей схемы ведения реестра «вручную» и внедрения новой автоматизированной системы, отвечающей современным требованиям бизнеса.
 
Новая программа потребовала обязательного наличия WEB-приложения для работы пользователей — это обусловлено широкой территориальной распространенностью бизнеса, необходимостью доступа к документации из разных точек страны и из разных офисов. WEB-приложение не требует установки и поддержки локальных клиентов, что заметно снижает нагрузку на ИТ-отдел.
 
Успешное использование в работе «Кюне+Нагель» систем «1С» определило выбор в пользу продукта этой фирмы. К реализации проекта привлекли давнего партнера — компанию «1С-Рарус», специалисты которой рекомендовали к внедрению систему «1С:Документооборот КОРП, ред. 2.0».
 
Моделирование процесса работы с документами на старте проекта помогло определить список дополнительных требований к системе. Так, типовой функционал существенно облегчил работу сотрудников с реестром, а внесенные изменения позволили автоматизировать часть работы, связанную с выбранной структурой организации данных, например, назначение прав доступа к документам. Новая система охватила 228 рабочих мест, включая 3 технических. В сентябре 2015 «1С:Документооборот КОРП, ред. 2.0» успешно заработал на предприятии «Кюне+Нагель».
 
База договоров предприятия, которая ведется с 2008 года, загружена в новую систему и удобно структурирована. Решена приоритетная задача проекта — разграничить права доступа к документам. Сотрудники различных подразделений получили доступ только к нужным им данным о клиентах, поставщиках и прочих организациях. Исключены ошибки, ранее связанные с работой с документами «вручную». Удобно и быстро контролируется наличие документов и сроки их сдачи.
Организован оперативный доступ к документам через Web-приложение, что в итоге ускорило работу с клиентами. Доступны данные не только по статусу работы с клиентами, но и по видам оказываемых услуг, местонахождению офисов клиентов и партнеров. Информация стала быстрой, доступной и актуальной. Оперативно оформляются документы, необходимые для сотрудничества с новыми клиентами, гарантировано своевременное продление соглашений с текущими заказчиками.
 
Прежде формирование отчетов по действующим договорам занимало несколько дней работы с табличными данными. Сегодня такой отчет доступен буквально в несколько кликов мышью. Сотрудники уделяют больше времени работе с клиентами, непрерывно улучшают сервис и генерируют новые интересные предложения.
 
Результаты и специфику проекта комментирует Юрий Полтев, директор по ИТ компании «Кюне+Нагель»: «Весь проект от начального анализа данных до запуска системы в эксплуатацию занял меньше 4-х месяцев. Сегодня мы точно знаем и контролируем, что происходит с каждым нашим договором. Работа с документами происходит теперь в несколько раз быстрее. 
 
Гарантирована безопасность доступа к документам со стороны всех сотрудников компании. Сегодня сфера применения системы расширяется: совместно с «1С-Рарус» мы настраиваем автоматизированный контроль сроков предоставления договоров архивариусу с уведомлениями на электронную почту ответственным лицам о просроченных документах. Планируем, что это позволит свести к нулю количество забытых документов и, соответственно, снизит наши риски. Мы также планируем внедрить функционал для отслеживания полного цикла согласования договоров и настроить корпоративные отчеты».